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Ripartizione spese comuni

Molto spesso nella pratica accade che in uno studio professionale, che viene utilizzato congiuntamente da più professionisti, senza alcun vincolo associativo, gli stessi singoli professionisti utilizzino beni e servizi in comune, in tal caso non occorre attivare alcun atto societario, ma si rende necessario regolare i rapporti interni tra i professionisti per la ripartizione delle spese.

Uno dei professionisti stipula i relativi contratti dei beni e servizi in comune (gas, affitto locali, luce, telefono, riscaldamento, pulizia ecc.) ed emette fattura per rimborso spese della quota a carico degli altri professionisti in base ai criteri pattuiti dalla parti.
In sintesi, quando più professionisti occupano un unico immobile e decidano di procedere alla ripartizione delle spese comuni (ad esempio viene assunta una segretaria unica centralinista, si divide il canone di affitto ecc.) ci sarà un professionista che si accolla l'intestazione dei vari contratti e successivamente dovrà riaddebitare la quota parte dei costi da lui sostenuti agli altri professionisti mediante emissione di fattura ovvero, se si tratta di operazione fuori campo Iva, di un documento di addebito senza applicazione dell'imposta.

Su Fisco Pratico, Professionisti 2009 di Sintesi Editore si legge che "è possibile stipulare apposito contratto con il quale il professionista intestatario del contratto si impegna a fornire il servizio anche al collega contro il rimborso di una quota determinabile in base ai criteri pattuiti dalle parti".

Fiscalmente parlando infatti non è possibile che non venga attuata la ripartizione delle spese con reciproca emissione di fattura nell'ipotesi in cui più professionisti, che esercitano l'attività individualmente - utilizzano beni e servizi in comune.

Gli addebiti del professionista a titolo di rimborso spese devono essere configurati, a parere di chi scrive, come storno di costi relativi alla professione (ma non sempre).

→ 1° caso: il professionista A e il professionista B esercitano la propria attività singolarmente nello stesso ufficio, il contratto di locazione è intestato al professionista A per il canone di € 800, lo stesso emette nei confronti del professionista B un addebito di € 400 se gli accordi prevedono il rimborso pari alla metà del canone di locazione. In tale ipotesi il professionista A indicherà tra i costi relativi all'immobile l'importo di € 4800 anzichè indicare tra i costi l'importo totale del canone per € 9600 e tra i componenti positivi anche € 4800 di rimborso per spese comuni dello studio.

→2° caso: il professionista A è intestatario di tutti i contratti relativi all'immobile in cui viene svolta l'attività, ma concede l'uso dello studio per un paio di giorni alla settimana al professionista B, addebitandogli un rimborso spese forfetario. In tale ipotesi il rimborso deve essere assoggettato ad IVA, non va a diminuire alcun costo del professionista A, ma deve essere considerato come provento diverso del reddito professionale di A.

Scarica alcuni esempi pratici a cura di Integra.

In relazione alla specifica fattispecie, ossia il rimborso di spese comuni,l'Agenzia delle Entrate,con la circolare 58/E del 18 giugno 2001, paragrafo 2.3, ha affermato che il professionista, per il riaddebito delle spese comuni dello studio utilizzato anche da altri professionisti, non costitituiti in associazione professionale, deve emettere una fattura con applicazione dell'IVA.

Il riaddebito, da parte di un professionista, delle spese comuni dello studio utilizzato da più professionisti, non costituiti in associazione professionale, da lui sostenute, deve esseredunque realizzato attraverso l'emissione di fattura assoggettata ad Iva.

Ai fini reddituali, le somme rimborsate dagli altri utilizzatori comportano una riclassificazione in diminuzione del costo sostenuto dal professionista intestatario dell'utenza.

Ai fini Irpef la somma rimborsata dagli altri professionisti comporta dunque una "riclassificazione in diminuzione del costo sostenuto dal professionista intestatario dell'utenza".

In definitiva il riaddebito delle spese comuni non costituisce un compenso ma va a decurtare il costo sostenuto.

Questo comporta che il professionista intestatario delle utenze o del contratto di locazione, ai fini della ripartizione delle spese comuni con gli altri professionisti, deve:

→ emettere fattura, di norma addebitando l'IVA, per la quota di spese che sono di competenza degli altri professionisti;
→ decurtare le somme che gli sono state rimborsate dagli altri professionisti dai propri costi relativi anziché considerarli in aumento dei componenti positivi di reddito.

Per quanto riguarda il trattamento ai fini Iva, la dottrina prevalente ritiene che tali rimborsi seguano il regime previsto per il relativo servizio: pertanto sono da assoggettare ad Iva con aliquota ordinaria del 20% i riaddebiti relativi a telefono, energia elettrica, gas, utilizzo di beni strumentali ecc. mentre dovrebbero essere esenti da Iva i rimborsi relativi agli oneri assicurativi.

La Libera associazione dottori commercialisti (Ladc) nella norma di comportamento n. 93, assume invece, una diversa posizione in base alla quale il riaddebito dei costi dello studio per servizi utilizzati promiscuamente da più professionisti o artisti non rientra nel campo di applicazione dell'Iva nè concorre alla formazione del reddito di lavoro autonomo. Dunque secondo la Ladc il riaddebito di spese comuni non andrebbe assoggettato ad Iva, in quanto non costituisce né cessione di beni né prestazione di servizi.

La fattispecie del riaddebito di spese comuni in caso di disallineamento temporale tra sostenimento del costo e riaddebito è stata affrontata invece nella circolare n. 38/E del 23 giugno 2010 alla domanda seguente:

D: Come registrare il riaddebito di spese a colleghi per l'uso comune degli uffici, considerando che gli studi di settore prevedono che le spese debbano essre considerate al netto dei riaddebiti? Può infatti accadere che il rimborso avvenga nell'anno succesivo al pagamento e che ne derivino, quindi, squadrature con gli studi di settore.

L'Agenzia delle Entrate ha fornito questa risposta:

Il reddito di lavoro autonomo è determinato dalla differenza tra i compensi percepiti e le spese sostenute. Ai fini reddituali le somme incassate per il riaddebito dei costi ad altri professionisti per l'uso comune degli uffici non costituisce reddito di lavoro autonomo e quindi non rileva quale componente positivo di reddito. E' corretto ritenere che il costo sostenuto può essere dedotto dal professionista solo parzialmente, vale a dire per la parte riferibile alla attività da lui svolta e non anche per la parte riaddebitata o da riaddebitare ad altri. Infatti la parte di costo riaddebitata o da riaddebitare non è inerente alla attività da questi svolta e quindi non assume rilevanza reddituale quale componente negativo. Nella imputazione delle componenti reddituali al periodo d'imposta il reddito di lavoro autonomo segue il criterio di cassa, principio che può essere derogato solo nelle ipotesi previste. Pertanto il costo rimborsato al professionista dal collega per l'uso comune del locale di esercizio dell'attività nel periodo di imposta successivo non può considerarsi rilevante ai fini reddituali per il professionista che lo riceve. Detto componente sarà invece rilevante per il professionista (collega), nel periodo di imposta in cui effettivamente lo corrisponde per l'uso dei locali.

In questa circolare dell'Agenzia delle Entrate è stato dunque analizzato il caso di un disallineamento temporale tra sostenimento del costo in capo al titolare dei contratti di locazione e di fornitura ed effettivo riaddebito della quaota parte a carico degli altri professionisti che utilizzano gli stessi locali e gli stessi servizi di fornitura.
L'Agenzia delle Entrate ricorda che il titolare dei contratti può dedurre ai fini reddituali, nell'anno di pagamento, non l'intero costo sostenuto, ma solamente la quota parte di sua competenza, in quanto la parte eccedente rappresenta un costo non inerente alla sua attività professionale.

Non riveste dunque importanza il fatto che il riaddebito venga effettuato nell'esercizio successivo a quello di sostenimento del costo.

Così, a titolo di esempio, se il professionista, titolare dei contratti di fornitura dei vari servizi, effettua, nel mese di dicembre dell'esercizio n, il pagamento di una bolletta telefonica per un valore di € 200 (senza considerare l'Iva), di cui una quota pari a € 80 deve essere considerata di pertinenza del collega di studio, andrebbe registrato a costo per il primo professionista un importo pari a € 120, mentre la ulteriore parte andrebbe a rappresentare un credito nei confronti del secondo professionista coutilizzatore.

All'atto del successivo riaddebito, che avviene, a titolo di esempio, nel mese di gennaio dell'esercizio n+1, non si produce alcun compenso per l'unico professionista titolare dei contratti, il quale non fa altro che recuperare un credito evideniato nel mese di dicembre dell'esercizio n.

Viceversa, la spesa di € 80 si configura per il secondo professionista, collega di studio, solo al momento dell'effettivo pagamento, quindi nel corso dell'esercizio n+1.

Su Il Sole 24ore del 28 giugno 2010 si legge a tale proposito che "tale sistema, se non pone problemi di sorta nel caso di servizi acquisiti da soggetti terzi, potrebbe generare qualche difficoltà nel caso di affitto a terzi di una parte dei locali detenuti a titolo di proprietà. Infatti, in tale ipotesi non risulterebbe di immediata fattibilità la riduzione del costo, con l'insorgenza di problemi sulla strumentalità esclusiva del fabbricato, specialmente se acquisito nel triennio 2007-2009".

Queste disposizioni di prassi hanno evidenziato due concetti di base:

→ il primo, che è valido ai fini dell'IVA, in base al quale il riaddebito di spese comuni costituisce una prestazione generica, da assoggettare all'imposta indipentemente dal regime della spesa (imponibile, esente, fuori campo Iva). Questa tesi viene adottata dall'Agenzia delle Entrate ma non da tutta la dottrina;
→ il secondo, invece, che è valido ai fini delle imposte dirette, in base al quale il riaddebito non costituisce una componente attiva (da indicare tra i compensi e gli altri proventi), bensì configura una diminuzione del costo.

Quanto alla ritenuta di acconto mancano a tale riguardo precisi riferimenti normativi, ma la prassi ritiene che, non trattandosi di compensi per lavoro autonomo, il corrispettivo di addebito per il rimborso delle spese comuni non debba essere assoggettato a ritenuta di acconto.

Su questo argomento si leggano anche:

a) CONSIDERAZIONI SULLA RIPARTIZIONE DELLE SPESE DI UNO STUDIO ASSOCIATO FRA I SINGOLI PROFESSIONISTI ASSOCIATI a cura del Dott. Francesco Roman in tema di applicazione dell'IVA nell'ipotesi di riaddebito di spese comuni. Clicca qui
b) Comunione d’uso fra professionisti, la corretta gestione della divisione delle spese a cura della Fondazione Studi Consulenti del lavoro del 27 febbraio 2009. Clicca qui

Quanto al contributo integrativo occorre fare riferimento alle disposizioni emanate dalle singole Casse di previdenza, in quanto alcuni Enti hanno chiarito la debenza del contributo integrativo in caso di addebito per rimborso spese comuni, come ad esempio la Cassa di previdenza dei dottori commercialisti sul cui sito internet si legge che "la maggiorazione del 4% a titolo di contributo integrativo c.n.p.a.d.c., a norma dell'art. 11 c. 1 della L. 21/1986 deve applicarsi su tutti i corrispettivi rientranti nel volume di affari ai fini dell'I.V.A".

Una seconda ipotesi è costituita dal fatto che ogni singolo professionista si fai cointestare i contratti dei servizi (telefono, affitto ecc.) e i beni acquistati a titolo personale e in tal caso non è quindi necessaria alcuna fatturazione interna fra i professionisti. Il singolo professionista deduce la propria quota di IVA addebitata dal fornitore del servizio e deduce ai fini dell'Irpef la propria quota di spesa. Questa ipotesi si presenta nella relatà con una frequenza assai minore della precedente.